Privatlivspolitik - Medarbejdere og ansøgere

Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S
Fjordagervej 32
6100 Haderslev
www.provas.dk
Telefon: 73 520 520
Mail: info@provas.dk

CVR: 32 76 79 66
EAN: 579 800 522 5836

Kontakt vedrørende databeskyttelse

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores HR-ansvarlige på info@provas.dk att.: HR

Husk at almindelige mails ikke er en sikker kommunikation.
Skriv derfor ikke noget i din mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes, skal beskyttes.

Du kan også kontakte os via brev:

Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S
Att.: HR
Fjordagervej 32
6100 Haderslev

Oplysninger om ansøgere
Når du ansøger om en stilling hos Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, samt under din eventuelle ansættelse hos Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, kan vi indsamle og behandle følgende typer af personoplysninger om dig: 

Almindelige personoplysninger, herunder:

• Dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV.
• Alder, køn, ansættelsesland, afdeling, segment/funktion, lønramme og løn.
• Oplysninger indhentet fra referencer (efter samtykke fra ansøger).
• Oplysninger i forbindelse med persontest, hvis en sådan er udført. Det er f.eks. ved ansættelse af ledende medarbejdere og i nogle forskellige teams, der har behov for at udvikle sig med kompetencer.
• Oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig. 

CPR-nummer
Når du er ansøger, kan vi behandle oplysninger om dit CPR-nummer, hvis det fremgår af din ansøgning eller af eventuelle bilag. 

Oplysninger om strafbare forhold

• Hvis du søger om en stilling, hvor det er nødvendigt, at vi ser din straffeattest, vil vi – når du står umiddelbart over for en eventuel ansættelse – bede dig om at indhente din straffeattest og give den til os. Vi vil samtidig bede om dit specifikke samtykke til, at vi må se og eventuelt opbevare straffeattesten.

Oplysninger om medarbejdere og tidligere medarbejdere
Hvis du er ansat i Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, kan vi indsamle og behandle, udover ovenstående, følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder:

• Løn, bankkonto, skatteoplysninger og pensionsforhold.
• Oplysninger om ferie, sygdom og andet fravær.
• Oplysninger om it-udstyr og telefon, som Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S stiller til din disposition til brug for dit arbejde.
• Din underskrift.
• Oplysninger om dine pårørende.
• Oplysninger om din brug af e-mail og internet.
• Oplysninger om dit brug af firmatelefon/mobiltelefon.
• Eventuelle oplysninger modtaget som led i Provas koncernens whistleblowerordning.
• Oplysninger om ophør af ansættelse, herunder eventuel afskedigelse eller andre disciplinære forhold.

CPR-nummer 

• Når du er ansat hos Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

Følsomme personoplysninger 

• Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister.
• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, f.eks. ved handicap).

Oplysninger om strafbare forhold 

• Eventuelle oplysninger om strafbare forhold modtaget som led i Provas koncernens whistleblowerordning.

Vores databehandlinger har følgende formål:

• Administration af personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre centralt fastsatte regler samt overenskomster og aftaler, der indgås mellem arbejdsmarkedets parter samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår.
• Statistiske formål.

Vi behandler kun dine oplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger, som er følgende: 

Retsgrundlaget for behandling af dit CPR-nummer er – indtil din ansættelse  – dit samtykke
Dette jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må opbevare dit CPR-nummer. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil desuden ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.

Når du er ansat, er grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer
Jf. reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.

Helbredsoplysninger behandles med hjemmel i lovgivningen
F.eks. er retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger som led i ansættelse på særlige vilkår den særlov, der regulerer den særlige ansættelsesform, jf. persondataforordningens art. 9 stk. 2 (b) og art. 6 stk. 1 (b).

Eventuelle strafbare forhold i straffeattester behandles med dit udtrykkelige samtykke
Dette jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indgår i persontests, og resultatet af testen er dit samtykke
Dette jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.

Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne
Her er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet
Her er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan f.eks. være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderens brug af internet eller e-mail.

Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om medarbejders brug af telefoni, herunder mobiltelefoner
Her er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, herunder forpligtelser til at føre en vis kontrol med, at fri mobiltelefoner ikke bruges til betaling til private formål.

Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger
Her er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå og udføre en kontrakt om ansættelse, hos Provas kaldt et ansættelsesbrev. 

Videregivelse af oplysninger om dig
Dette vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.

Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes endvidere til at udforme forskellige statistikker
Herunder også sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandlinger, som er nødvendige af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

Personoplysningerne, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer derfor dine personoplysninger, hvis du beder os herom, eller vi bliver opmærksomme på, at dine oplysninger ikke er korrekte.

Vi videregiver eller overlader personoplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:

• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger.
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn.
• Pensions- og forsikringsselskaber i forbindelse med pension og forsikring.
• Kompetencefonde og fagforeninger i forbindelse med efteruddannelse og lønrefusion.
• Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse mv.
• Kunder og samarbejdspartnere til Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, som du medvirker til at betjene, modtager oplysninger så som dit navn og din stilling i forbindelse med sagsbehandling mv.
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler.

Vi sletter oplysninger om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Oplysninger om fratrådte medarbejdere gemmes i indeværende plus 5 år, medmindre der er forhold, der gør, at Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S skal bevare dem længere. 

Hvis du som ansøger ikke har fået job hos Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S, gemmer vi din ansøgning og de øvrige personlige data så længe som nødvendigt for de formål, vi har 
beskrevet ovenfor. Ansøgningen slettes senest 2,5 måneder efter afslag. 

Uopfordrede ansøgninger slettes efter 6 måneder.

Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven. For at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til 
vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvendigt at gemme alle oplysninger i op til fem år plus indeværende år efter fratræden. Relevante dokumenter i forhold til lønadministration 
gemmes dog i 10 år i henhold til forældelsesloven.

Dine persondata er beskyttet hos os.

Provas har udarbejdet en lovpligtig, intern databeskyttelsespolitik. Den indeholder interne instrukser og beskriver de foranstaltninger, som Provas har truffet, og som beskytter dine persondata mod hændeligt eller ulovligt at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret videregivelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til disse oplysninger. 

Provas har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, som indebærer, at alene de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt for udførelse af deres arbejdsopgaver, har adgang til dine personoplysninger.

Vi laver løbende backup af vores datasæt for at undgå datatab. Skulle der ske et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dine rettigheder, herunder for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Provas underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt i det omfang, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os.

Når du har anmodet om at få adgang til vores registrerede oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske.

Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

Som medarbejder eller ansøger ved Provas har du:

Ret til at se dine oplysninger – indsigtsret
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til at få rettet dine oplysninger
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer så hurtigt som muligt.

Ret til at få slettet oplysninger om dig
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet grundlag for at behandle oplysningerne.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Ret til begrænsning af behandling
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener, vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser.

Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at overføre dine persondata – dataportabilitet
Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed.

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du benytte kontaktoplysningerne øverst til at sende din indsigelse til Provas. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

Ret til at få information om nye formål
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, f.eks. i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.

Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – f.eks. opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Hvis du ikke er tilfreds med vores håndtering af persondata, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret).

Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.

Du finder Datatilsynets kontakt oplysninger på deres hjemmeside.