Privatlivspolitik - Kunder

Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S
Fjordagervej 32
6100 Haderslev
www.provas.dk
Telefon: 73 520 520
Mail: info@provas.dk

CVR: 32 76 79 66 
EAN: 579 800 522 5836

Kontakt vedrørende databeskyttelse

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Kundeservice på følgende to måder:

På mail til: info@provas.dk

Husk at almindelige mails ikke er en sikker kommunikation. 
Skriv derfor ikke noget i din mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes, skal beskyttes.

Som brev til:

Provas-Haderslev Forsyningsservice A/S
Att.: Kundeservice
Fjordagervej 32
6100 Haderslev

Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde Provas’ forsyningspligt eller det løbende aftaleforhold, hvilket indeholder følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnumre
• Mailadresse
• CVR-nummer
• Målernummer
• Kundenummer
• Installationsnummer
• Oplysning om boligforhold og type
• Ejendomsnummer
• Bankkontooplysninger
• Måleraflæsninger
• Fjernaflæsningsdata
• NETS-aftaler
• E-Boks tilmelding
• Tømningsordninger, herunder klagesager og eventuel billedmateriale i denne forbindelse
• Aftale om placering af LPS
• Servitutter
• Fuldmagter til brug for tinglysning
• BBR-nummer
• Reklamationssager
• Vandspildssager
• Eventuelle oplysninger om flytning, død og evt. konkurs
• Alle mails og øvrige skrevne korrespondancer med dig.

Vi behandler kun dit CPR-nummer, hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, eller i den situation, hvor vi skal overdrage en fordring til restanceinddrivelse via inkasso, og du ikke har oplyst CPR-nummeret selv. I givet fald har vi mulighed for at indhente dit CPR-nummer hos din kommune.

Såfremt der måtte være behov for afbrydelse af vandforsyningen, vil vi også behandle oplysninger, som er relevante i denne forbindelse, herunder om nødvendigt følsomme oplysninger (så som oplysninger om helbredsmæssige forhold, truende adfærd, børn og dyr på leveringsstedet) og eventuel afbrydelsesstatistik.

Vi opbevarer afbrydelsesstatistik af hensyn til opfyldelsen af krav om benchmarking. Følsomme oplysninger som de ovenfor nævnte opbevares først og fremmest for at kunne tage hensyn til evt. særlige forhold hos dig som kunde.

I forhold til aftalte afdragsordninger vil følgende personoplysninger blive behandlet: 

• Navn
• Adresse
• Restanceoplysninger
• Oplysninger om afdragsordningen

Oplysninger om lovovertrædelser vil blive behandlet i det omfang, som er nødvendigt med henblik på anmeldelse til relevante myndigheder.

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med cookies – se nærmere herom i vores cookie-politik.

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

• Løbende administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug.
• Optimering af drift og sikring af forsyningssikkerheden i Provas.
• Hvis vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6 sker det med det formål at inddrive fordringer.
• Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til ét af følgende formål:
  
  • Udbetaling via NemKonto.
  • Henvendelser via e-Boks.

Retsgrundlag for behandling af dine oplysninger er i persondataforordningen artikel 6, inddrivelsesloven og databeskyttelsesloven. 

Vi behandler kun dine oplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger.

Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af forsyningspligten
Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (behandlingen er nødvendig for Provas’ overholdelse af sin retlige forpligtelse).Behandlingen kan også være baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f i forbindelse med f.eks. kundetilfredshedsundersøgelser med henblik på mere tilfredse kunder samt forskningsformål.

Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af en aftale
Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for Provas’ opfyldelse af en aftale, som, f.eks. kontraktligt medlemskab af spildevandsforsyningen eller en aftalt afdragsordning).

Optimering af drift og forsyningssikkerhed
Persondataforordningens artikel 6, litra e og f angår databehandling på grund af samfundets interesse eller fordi det er en legitim interesse (afvejningsregel). Dette omfatter tillige eventuel anvendelse af fjernaflæsningsmålere med henblik på at optimere driften og opnå ressourcebesparelser, hvor der sker en hyppigere indsamling af data.

Behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med afbrydelsessituationer
Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra c om behandling, der er nødvendig for at beskytte den registrerede eller en anden fysisk persons vitale interesser, hvis de ikke selv er i stand til at give et samtykke. Eller persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f om, at behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan forsvares.

CPR-numre
Databeskyttelseslovens § 11 (behandlingen af personnummer som følge af lovgivningen).
Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, vil der kun ske den behandling af CPR-nummeret, som samtykket omfatter. Ved inddrivelse er vores retsgrundlag lovbekendtgørelse nr. 29 af 12/01/2015 om inddrivelse af gæld til det offentlige, § 2, hvor vi kan indhente og behandle CPR-nummer på baggrund af samtykke samt i de situationer, hvor du dels ikke vil oplyse CPR-nummeret, dels hvor der er begrundet tvivl om rigtigheden af skyldnerens oplysning.

Personoplysningerne, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer derfor dine personoplysninger, hvis du beder os herom, eller vi bliver opmærksomme på, at dine oplysninger ikke er korrekte.

Dine data opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde Provas’ forpligtelser over for dig som kunde, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år.

Er dine data følsomme, jf. persondataforordningens artikel 9, opbevares de så længe dette er relevant og nødvendigt for det pågældende forsyningssted i forbindelse med en afbrydelse, samt så længe det er relevant og nødvendigt af hensyn til den enkelte kundes eller medarbejders sikkerhed.

Oplysninger om eventuelle lovovertrædelser slettes efter oplysningerne er videregivet til relevante myndighed.

Vi sletter oplysninger om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Vi videregiver kun dine personoplysninger til andre, såfremt vi er forpligtet hertil via lovgivning, eller til vores leverandører i det omfang, de skal levere en ydelse, som berører dig.

Vi overlader også din personoplysninger til vores databehandlere. Vi har indgået behørige databehandleraftaler med disse databehandlere.

Der er indgået databehandleraftaler med systemleverandører, der har adgang til kundedata. Det kan f.eks. være afregningssystemer og andre kundesystemer samt udsendelse af sms/mail til kunder.

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Provas.

Undtagelser

Med dit samtykke 

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for vandværket, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

Til ekstern databehandling 

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os.
Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

Af juridiske årsager 

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Provas, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde Provas fri fra skade, vores kunders eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores kunders forbrug fordeler og udvikler sig.

Dine persondata er beskyttet hos os.

Provas har udarbejdet en lovpligtig, intern databeskyttelsespolitik. Den indeholder interne instrukser og beskriver de foranstaltninger, som Provas har truffet, og som beskytter dine persondata mod hændeligt eller ulovligt at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret videregivelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til disse oplysninger.

Provas har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, som indebærer, at alene de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt for udførelse af deres arbejdsopgaver, har adgang til dine personoplysninger.

Vi laver løbende backup af vores datasæt for at undgå datatab. Skulle der ske et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dine rettigheder, herunder for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Provas underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt i det omfang, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os.

Når du har anmodet om at få adgang til vores registrerede oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske.

Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

Som kunde ved Provas har du:

Ret til at se dine oplysninger – indsigtsret
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til at få rettet dine oplysninger
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer så hurtigt som muligt.

Ret til at få slettet oplysninger om dig
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet grundlag for at behandle oplysningerne.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Ret til begrænsning af behandling
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener, vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser.

Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at overføre dine persondata – dataportabilitet
Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed.

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du benytte kontaktoplysningerne øverst til at sende din

indsigelse til Provas. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

Ret til at få information om nye formål
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, f.eks. i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål.

Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – f.eks. opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

Hvis du ikke er tilfreds med vores håndtering af persondata, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. 
Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret). 
Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.

Du finder kontaktoplysninger til Datatilsynet på deres hjemmeside.