Haderslev Kommunes ejerstrategi for Provas

Haderslev Kommunes politikker, strategier og planer skal være rammesættende og retningsgivende for Provas, der også forventes at arbejde for udmøntning af Haderslev Kommunes spildevandsplan, affaldsplan og vandforsyningsplan inden for Provas’ forsyningsområde.

Haderslev Kommune ønsker, at Provas i udøvelsen af sin virksomhed arbejder efter nedenstående overordnede målsætninger.

Hvor det er hensigtsmæssigt i forhold til opgaveløsning og de overordnede målsætninger, kan Provas søge at samarbejde med andre aktører herunder forsyningsselskaber i andre kommuner, men på en måde, hvor der sikres, at Provas selvstændigt kan varetage opgaveløsningen inden for vandforsyning, spildevandsafledning og affaldshåndtering i Haderslev Kommune. 

Forsyningssikkerhed både i relation til vand, spildevandsafledning og affaldshåndtering har stor betydning for borgere og erhvervsliv i Haderslev Kommune.

Haderslev Kommune forventer, at Provas vægter forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anlæg højt. 

Haderslev Kommune forventer ligeledes, at Provas driver sin virksomhed på miljømæssig og klimamæssig forsvarlig vis, herunder løbende arbejder med CO2-reduktion. Det forventes således, at Provas lever op til Haderslev Kommunes Klimaplan 2022-2050 og den i klimaplanens fastsatte målsætning om 70 % 
reduktion i CO2-udledningen inden 2030.

Haderslev Kommune forventer desuden, at Provas bidrager til klimaindsatsen herunder arbejdet med klimatilpasning i samarbejde med Haderslev Kommune inden for de lovmæssige rammer for forsyningssektoren.

Det forventes, at Provas støtter op om Haderslev Kommunes arbejde for at opnå badevandskvalitet og god økologisk tilstand i Haderslev Fjord og Haderslev Dam. Generelt set forventes det, at Provas derudover støtter op om Haderslev Kommunes arbejde med at forbedre den økologiske tilstand i kommunens grøfter, bække, åer m.m. 

Haderslev Kommune forventer, at Provas har et stærkt fokus på økonomisk ansvarlighed, herunder at Provas arbejder for at fremtidssikre anlæg samt bevare og udvikle forsyningsselskabernes økonomiske værdier samt arbejde med risikostyring og omkostningseffektivisering i forsyningsselskabernes opgaveløsning.

Der skal løbende være fokus udvikling, synergier og effektiviseringer. Det løbende arbejde med omkostningseffektivisering skal medvirke til at skabe en robust økonomi samt at sikre borgere og erhvervslivet i Haderslev Kommune konkurrencedygtige og stabile takster.

De enkelte forsyningsselskaber drives efter hvile-i-sig selv princippet og skal overholde de økonomiske rammer, som er blevet udmeldt til det pågældende forsyningsselskab af den kompetente myndighed.  

Selskabet skal arbejde for at være en attraktiv og moderne arbejdsplads med fokus på udvikling af et godt arbejdsmiljø og medarbejderinddragelse.  

Haderslev Kommune udøver sin ejerrolle på generalforsamlingen i Provas Holding A/S og ved udpegning af bestyrelsesmedlemmer.

Haderslev Kommunalbestyrelse godkender hvert år forsyningsselskabernes regnskaber. Øvrige væsentlige beslutninger om forsyningsselskabernes opgaver, vedtægter og selskabsstruktur skal også godkendes af Haderslev Kommunalbestyrelse.

Herudover udpeger Haderslev Kommunalbestyrelse for hver valgperiode fire medlemmer til hver af forsyningsselskabernes bestyrelse i henhold til forsyningsselskabernes vedtægter.

Bestyrelsen for det enkelte forsyningsselskab udøver den overordnede strategiske ledelse og skal tage aktiv del i udarbejdelsen af overordnede strategi og mål, sikre en forsvarlig organisering af forsyningsselskabets virksomhed og har det overordnede ansvar for forsyningsselskabets beslutninger 
vedrørende drift og investeringer. 

Bestyrelsen sikrer tilstedeværelse af en direktør, som varetager den daglige ledelse, som kan gennemføre bestyrelsens beslutninger, og som kan drive organisationen mod en effektiv målopfyldelse.

Bestyrelsen påser, at

• bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter kapitalselskabets forhold er tilfredsstillende,
• der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller,
• bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om kapitalselskabets finansielle forhold,
• den daglige ledelse udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer og
• at kapitalselskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt. 

Herudover forventes det, at bestyrelsen understøtter kommunens overordnede tilsyn og aktive ejerskabsudøvelse bl.a. ved at sikre, at kommunen modtager relevant information.

Det forventes, at bestyrelsen og Provas’ ledelse i øvrigt iagttager Kodeks for god selskabsledelse i kommunale forsyningsselskaber ud fra ”følg eller forklar” -princippet. 
 
Bestyrelsens medlemmer modtager honorar svarende til de stillede opgaver og ansvaret forbundet hermed. Vederlaget godkendes af Haderslev Kommunalbestyrelse.

Haderslev Kommune og Provas har mange berøringsflader, idet Haderslev Kommune både er ejer af, myndighed over for og kunde hos Provas. Der er en gensidig afhængighed mellem Haderslev Kommune og Provas, og et velfungerende samarbejde er derfor afgørende.

Et velfungerende samarbejde sikres gennem en løbende dialog og samarbejdsmøder mellem de relevante medarbejdere hos Haderslev Kommune og Provas.

Haderslev Kommune udarbejder i samarbejde med Provas et årshjul, der skal sikre en fælles koordinering af tilbagevendende opgaver omkring forsyningsselskabernes regnskaber, budgetter og takstfastsættelse.

Årshjulet er vedlagt som bilag til denne ejerstrategi.

Endelig indgår Haderslev Kommune og de enkelte forsyningsselskaber samarbejdsaftaler med henblik på at sikre klarhed og fælles forståelse af opgavefordelinger og samarbejde om opgaveløsning. 

Haderslev Kommune forventer, at Provas inddrager borgerne og erhvervslivet i sin opgaveløsning. Målet er at sikre en åben og konstruktiv dialog, så den viden, som ligger hos borgerne og erhvervslivet inddrages ved beslutninger af betydning for disse.

Haderslev Kommune forventer, at Provas har en informations- og kommunikationspolitik, der afspejler sig i forsyningsselskabernes information og kommunikation med Provas interessenter. Det forventes, at Provas har åben, tillidsskabende, inddragende og rettidig kommunikation med borgere, erhvervsliv og 
samarbejdspartnere.

Provas skal følge offentlighedslovens regler herunder også reglerne om mere offentlighed med henblik på at give størst mulig åbenhed og gennemsigtighed, dog under respekt for den fortrolighed, som følger f.eks. forretningsmæssige hensyn eller øvrige regler om tavshedspligt.

Endelig forventes det at Provas med respekt for forretningsmæssige hensyn eller øvrige regler om tavshedspligt åbent informere om væsentlige beslutninger af betydning for borgere, erhvervsliv og samarbejdspartnere, herunder bestyrelsens beslutninger.